許多企業開始使用 ChatGPT 後，會發現一個常見問題：同一項工作每次都要重新說明。
例如每月製作 SEO 月報時，需要再次告訴 AI：
- 資料來自哪裡
- 本期要和哪個期間比較
- 哪些欄位必須保留
- 哪些異常需要標示
- 報告要依照什麼格式
- 哪些內容必須由顧問確認
當步驟固定、資料來源相似、輸出格式也相對穩定時，這項工作便具有 SOP 的特徵。企業可以進一步思考：能否把流程、知識、工具和審核規則整理起來，建立一個團隊都能使用的 AI 助理？
OpenAI 已正式推出 ChatGPT workspace agents。團隊可以建立共享 Agent，讓它處理可重複任務與長流程工作，並在組織設定的權限與控制範圍內運作。Workspace Agents 由 Codex 驅動，可在雲端使用檔案、程式、工具與記憶，也能在 ChatGPT 或 Slack 中供團隊使用。目前這項功能仍屬研究預覽階段。
企業要把 SOP 轉換成 Agent，關鍵不在於寫出一段很長的提示詞，而是先把一項工作整理成能夠執行、檢查、修正與持續管理的流程。
ChatGPT Workspace Agent 是什麼？
ChatGPT Workspace Agent 是企業工作區內可建立、測試、發布及共享的 AI Agent，適合處理重複工作與固定流程。
建立者可以：
- 從範本開始建立 Agent
- 以自然語言描述工作流程
- 選擇模型與推理強度
- 加入檔案、工具、應用程式、Skills 與自訂 MCP
- 在發布前預覽及測試
- 設定私人使用、連結分享或發布到組織目錄
- 設定固定排程
- 分享給團隊成員
- 部署至 Slack
- 透過 API 觸發已發布的 Agent
這些功能的實際可用範圍仍會受到方案、管理員設定、工作區權限及推出進度影響。
OpenAI 將 Workspace Agents 視為 GPTs 的延伸。它們能在團隊共同的資料、工具與流程中執行工作，並在遇到敏感步驟時要求批准。Workspace Agents 目前提供給符合資格的 ChatGPT Business、Enterprise、Edu 與 Teachers 方案，仍處於 research preview。
單次對話、ChatGPT Work 與共享 Agent 有什麼差別？
企業可以依照工作的重複程度和交付方式，選擇適合的使用方式。
| 比較項目 | 一般 Chat | ChatGPT Work | Workspace Agent |
|---|---|---|---|
| 核心用途 | 問答、發想、修改與臨時協助 | 完成較長、多步驟的單次或持續任務 | 執行可重複、可共享的團隊流程 |
| 適合情境 | 每次需求不同，需要頻繁討論 | 有明確目標，需要完成報告或檔案 | 固定 SOP 需要反覆執行 |
| 設定方式 | 每次重新輸入需求 | 提供目標、檔案、工具與限制 | 預先設定流程、資料、工具、權限與審核點 |
| 使用者 | 個別使用者 | 個別使用者或專案成員 | 可分享給團隊或整個工作區 |
| 執行位置 | ChatGPT 對話 | ChatGPT Work | ChatGPT、Slack及支援的觸發方式 |
| 排程能力 | 依功能與方案而定 | 可使用支援的 Scheduled Tasks | 可在 Agent 中設定排程 |
| 主要成果 | 回答、建議、內容草稿 | 文件、報告、簡報、試算表等成果 | 依固定流程重複產生結果或執行操作 |
| 管理重點 | 提問品質與內容判斷 | 任務目標、工具權限及成果審核 | 版本、權限、發布範圍、流程責任人與持續維護 |
OpenAI 將 Chat 定位為快速對話與日常問題，Work 適合較長、多步驟且需要完成成果的工作，Workspace Agents 則用於團隊可重複執行的工作流程。
簡單來說：
- 偶爾才做一次，可以先用 Chat。
- 需要完成一項複雜成果，可以評估 Work。
- 每週、每月或多人經常執行同一流程，可以評估 Workspace Agent。
哪些 SOP 適合轉換成 AI Agent？
一項工作是否適合轉換成 Agent，可以先檢查六項條件。
1. 工作是否會重複發生？
適合的情境包括：
- 每週整理競品資訊
- 每月製作營運報告
- 每天分類客戶問題
- 每次會議前準備客戶摘要
- 每次收到詢價後整理需求
- 定期檢查專案進度
- 固定整理內部知識與常見問題
偶爾才發生、每次處理方式完全不同的工作，通常不需要特別建立共享 Agent。
2. 流程能否拆成明確步驟？
例如「製作月報」過於寬泛，可以拆成：
- 取得指定期間資料
- 確認欄位是否完整
- 比較本期與上期
- 標示重要變化
- 建立圖表
- 產生說明草稿
- 將異常列入待確認清單
- 交由顧問審核
- 建立正式報告
每一步愈明確，Agent 愈容易依照 SOP 執行。
3. 輸入資料是否相對固定？
適合建立 Agent 的流程通常有穩定輸入，例如：
- 固定格式的 CSV
- 特定雲端資料夾
- CRM 中的客戶資訊
- Slack 頻道訊息
- 會議紀錄
- 公司政策文件
- 專案管理系統資料
如果輸入資料每次格式不同，企業應先完成資料標準化。
4. 成果是否有明確格式？
例如：
- 固定欄位的試算表
- 每週摘要
- 客戶背景報告
- SEO 月報草稿
- 待辦事項清單
- 潛在客戶分級表
- 內部工單
- 風險檢查報告
成果能被檢查，Agent 才有清楚的完成標準。
5. 錯誤是否能在發布前發現？
初期適合選擇可回收、可修正的工作，例如內部報告、草稿、分類與資料整理。
涉及匯款、簽約、刪除資料、客戶承諾、醫療判斷、法律意見或正式發布時，必須設置更嚴格的人工批准與專業審查。
6. 是否有明確的流程負責人？
Agent 仍需要有人負責：
- 確認資料來源
- 更新工作規則
- 檢查輸出品質
- 處理例外狀況
- 管理分享權限
- 調整工具與模型
- 決定何時更新或停用
OpenAI Academy 建議，適合建立 Workspace Agent 的流程應具備明確工作、使用者、可信知識來源、清楚步驟、審查點與持續負責改善的人員。
如何把 SOP 轉換成 Workspace Agent？
第一步：只選一項明確工作
不要一開始建立「萬能行政助理」或「全公司行銷 Agent」。
範圍過大的 Agent 會同時面對不同資料、政策、對象和判斷標準，較難測試及建立信任。
可以從以下任務開始：
- 每週五整理行銷成效
- 根據固定條件初步分類潛在客戶
- 將會議紀錄轉換成待辦事項
- 為業務會議準備客戶背景
- 整理客服問題並建立週報
- 檢查軟體申請是否符合內部政策
OpenAI Academy 同樣建議先以一個清楚、可重複的工作流程建立 Agent，因為聚焦的 Agent 比較容易測試、審查與改善。
第二步：將 SOP 拆成輸入、處理與輸出
可以使用以下格式整理：
| 流程欄位 | 需要定義的內容 |
|---|---|
| 使用者 | 誰會啟動或使用這個 Agent |
| 觸發方式 | 手動、排程、Slack 訊息或 API |
| 輸入資料 | 檔案、表格、郵件、CRM、Slack或其他來源 |
| 處理步驟 | 依照順序執行的操作 |
| 判斷條件 | 不同狀況應採取的處理方式 |
| 輸出成果 | 報告、表格、訊息、工單或文件 |
| 審核點 | 哪些步驟需要人工確認 |
| 例外處理 | 缺少資料或發現衝突時怎麼處理 |
| 負責人 | 誰負責維護與改善 Agent |
這張表整理完成後，才適合進入 Agent Builder。
第三步：選擇可信的知識來源
Agent 需要知道依據什麼資料執行。
可能包含：
- 公司 SOP
- 品牌規範
- 服務說明
- 價格與方案文件
- 產品資料庫
- 客服知識庫
- 合約範本
- 內部政策
- 過去核准的成果範例
資料應具有清楚版本與更新日期。若同一項規則散落在多份文件中，Agent 可能無法判斷哪份才是最新標準。
第四步：設定工具與權限
Workspace Agents 可以加入應用程式、工具、自訂 MCP、Skills 與檔案，也可以在權限允許時跨系統取得脈絡和採取行動。
企業應採取最小權限原則：
- 只開放執行任務需要的資料
- 將讀取與修改權限分開
- 限制可使用的資料夾與帳戶
- 不預設開放寄信、刪除或更新權限
- 機密資料依角色分層
- 測試環境與正式環境分開
Agent 能連接工具，不代表應該取得整個系統的完整權限。
第五步：加入人工確認點
OpenAI 允許建立者決定 Agent 可以使用哪些工具、採取哪些動作，以及哪些操作需要批准。
編輯試算表、寄出電子郵件或新增行事曆事件等敏感步驟，都可以設定為先詢問使用者，再繼續執行。
建議至少在以下情境保留人工確認：
- 對外寄送訊息
- 修改正式文件
- 更新 CRM
- 建立或取消行程
- 對外發布內容
- 變更價格與服務條件
- 產生正式客戶承諾
- 觸及個人資料或機密資訊
- 刪除或覆寫資料
第六步：在發布前預覽與測試
Workspace Agent 可以在 Builder 中先預覽，再正式發布。建立者可以從範本開始，也可以描述想執行的工作，由系統產生初步計畫後再進行調整。
測試時至少要包含：
- 正常資料
- 資料缺漏
- 格式錯誤
- 互相矛盾的資訊
- 超出權限的要求
- 惡意或誤導性內容
- 無法完成的任務
- 需要人工批准的操作
測試重點不只看 Agent 能否成功完成工作，也要確認它遇到例外狀況時會不會停止並提出問題。
第七步：設定分享範圍與使用方式
建立者可以將 Workspace Agent 設定為：
- 僅自己使用
- 組織內持有連結者使用
- 發布到組織的 Team Directory
Agent 也可以設定排程、部署到 Slack，或在支援的情況下透過 API 觸發。
企業應依使用目的決定分享範圍。仍在測試中的 Agent，適合先限制給少數人使用；完成流程、權限與品質驗證後，再逐步擴大。
第八步：指定維護者並持續改善
共享 Agent 發布後，企業仍應追蹤：
- 使用次數
- 使用人數
- 任務成功率
- 常見錯誤
- 人工修改比例
- 使用者回饋
- 需要更新的知識
- 工具與權限變化
OpenAI 的 Workspace Agents 提供使用分析，管理員也可管理哪些角色能使用、建立和分享 Agent。Enterprise 與 Edu 管理員還能控制連接工具與動作的存取範圍。
哪些企業任務適合先建立 Agent？
以下為康思迅依照任務規則、風險及可驗收程度提出的評估建議。
| 企業任務 | 適合程度 | 可設計的 Agent 工作 | 人工審核程度 |
|---|---|---|---|
| 每週營運數據整理 | 高 | 擷取資料、建立圖表、產生摘要 | 中 |
| SEO 與廣告月報草稿 | 高 | 整理指標、比較期間、標示異常 | 高 |
| 會議紀錄轉待辦事項 | 高 | 摘要決議、列出負責人與期限 | 中 |
| 潛在客戶初步分類 | 高 | 依固定條件評分、建立追蹤清單 | 高 |
| 內部知識問答 | 高 | 查詢政策、提供來源、建立工單 | 中 |
| 客服問題分類 | 高 | 分類問題、彙整趨勢、產生週報 | 中 |
| 競品與市場監測 | 中至高 | 定期搜尋、整理變化、建立報告 | 高 |
| 社群內容初稿 | 中 | 依品牌規範產生草稿 | 高 |
| 自動寄送正式報價 | 低 | 可準備草稿，不宜直接寄出 | 極高 |
| 合約與法律判斷 | 低 | 僅適合整理資料 | 必須專業審查 |
| 醫療或財務正式建議 | 低 | 僅適合資料整理與輔助 | 必須專業審查 |
| 自動刪除或覆寫資料 | 低 | 不宜作為初期導入項目 | 必須批准 |
範例：把 SEO 月報 SOP 變成共享 Agent
假設企業每月都要完成 SEO 月報，可以將流程整理如下。
Agent 的工作目標
根據指定期間的 GA4 與 Google Search Console 資料，建立 SEO 月報草稿，標示重要變化及待人工確認項目。
固定輸入
- 本月資料
- 上月資料
- 去年同期資料
- 客戶基本資料
- 報告模板
- 指標定義
- 品牌與寫作規範
執行步驟
- 檢查資料期間
- 確認必要欄位
- 計算本月、上月及同期差異
- 整理曝光、點擊與自然流量
- 找出變化幅度較大的項目
- 建立圖表與摘要
- 將可能原因標示為「待顧問判斷」
- 依固定模板建立報告草稿
- 送交顧問審核
人工確認點
- 資料是否完整
- 異常是否來自追蹤錯誤
- 流量變化原因
- SEO 策略建議
- 對客戶的說明方式
- 正式報告發布
這樣的 Agent 負責重複整理和格式化工作，顧問則集中處理原因判斷、策略及客戶溝通。
Workspace Agent 和 ChatGPT Work 如何分工？
Workspace Agent 與 ChatGPT Work 都能處理多步驟工作，但適合的使用方式不同。
ChatGPT Work 適合完成一項具體專案或成果，例如：
- 這個月的市場研究
- 一份客戶提案
- 一次網站內容盤點
- 一份季度營運報告
Workspace Agent 則適合將固定流程保存起來，供多人重複執行，例如：
- 每週營運報告 Agent
- 潛在客戶資格審查 Agent
- 客服知識與工單 Agent
- 產品回饋分類 Agent
- SEO 月報 Agent
OpenAI 官方示例也包括軟體申請審核、產品回饋分流、每週指標報告、潛在客戶跟進與第三方風險管理等 Agent。
GPT-5.6、max 與 ultra 在這裡扮演什麼角色？
需要先區分三個概念：
| 名稱 | 類型 | 主要作用 |
|---|---|---|
| Workspace Agent | 可共享的工作流程 | 保存 SOP、工具、權限和執行方式 |
| GPT-5.6 Sol、Terra、Luna | 模型層級 | 提供不同能力、速度和成本定位 |
max、ultra | Work／Codex 的推理與執行設定 | 增加推理投入或協調平行工作 |
Workspace Agent Builder 可以選擇工作區支援的模型和推理強度，但可選項目仍取決於方案、推出狀態及管理員設定。
OpenAI 對 GPT-5.6 的官方說明則將 max 和 ultra 列於 ChatGPT Work 與 Codex 的使用情境：max 提供給具備 GPT-5.6 Work 或 Codex 存取權的使用者；ultra 在 ChatGPT Work 提供給 Pro 與 Enterprise，在 Codex 提供給 Plus 以上方案。
因此，不能直接假設：
- 每個 Workspace Agent 都能使用
max ultra已是所有 Agent Builder 的固定選項- Workspace Agent 一定使用 GPT-5.6
- 所有團隊成員都能選擇相同模型
正式建立前，應以 Agent Builder 中實際顯示的模型、推理強度、工作區設定及方案權限為準。
Workspace Agent 的方案與平台限制
Workspace Agents 目前仍屬研究預覽功能，OpenAI 官方列出的可用方案包括 ChatGPT Business、Enterprise、Edu 與 Teachers。Enterprise 與 Edu 工作區可由管理員透過角色權限控制功能開放。
目前團隊可以在 ChatGPT 和 Slack 中與 Workspace Agents 互動。Slack 部署需要符合資格的 ChatGPT 帳戶、付費 Slack 方案、工作區管理員設定及相關權限。
Workspace Agents、ChatGPT Work、Codex 和部分相關功能也可能共用代理使用量或點數池，因此實際可執行量會受到方案與工作區資源配置影響。
本文不列出固定價格或額度，因為這些資訊可能依方案、計價方式和產品更新而調整。
建立共享 Agent 前需要注意哪些風險？
1. 研究預覽代表功能仍可能調整
Workspace Agents 尚處於 research preview，介面、模型、觸發方式、管理功能和計價都有可能變動。
企業初期應從低風險流程測試，避免一開始就依賴單一 Agent 處理關鍵營運工作。
2. Agent 的回答仍可能不準確
OpenAI 在 Slack Agent 文件中特別提醒，ChatGPT Agents 的回覆可能不準確。
企業應建立：
- 原始來源檢查
- 數字核對
- 重要資訊引用
- 例外情況回報
- 人工發布批准
3. 共用之後會放大錯誤
個人提示詞出錯，通常只影響一次結果。共享 Agent 的錯誤可能持續影響整個團隊。
發布前應確認：
- SOP 是否仍為最新版
- 工具權限是否過大
- 內部文件是否互相衝突
- 輸出格式是否一致
- 重要操作是否需要批准
- 是否清楚標示責任人
4. 排程不等於可以無人管理
Agent 可以按排程執行，也能在雲端持續工作，但仍需要人員處理失敗、資料缺漏及例外狀況。
5. Slack 部署需要考慮頻道與資料權限
Workspace Agent 可以部署到公開或私人 Slack 頻道，並透過連接工具執行任務。企業需要確認不同頻道成員是否有權存取 Agent 使用的資料。
康思迅觀點：先建立可被信任的流程，再建立 Agent
企業看到 AI Agent，容易先想像一個能處理所有工作的數位員工。
實際導入時，更值得優先處理的是一項小而清楚的工作：
- 固定在什麼時間發生
- 從哪裡取得資料
- 依照哪些規則處理
- 遇到什麼情況要停止
- 哪些操作必須詢問
- 產生什麼成果
- 誰負責檢查
- 錯誤時如何修正
如果企業無法清楚回答這些問題，表示目前需要先整理 SOP。
康思迅建議先選擇「高重複、輸入固定、輸出明確、容易驗收、錯誤可回收」的工作，建立第一個 Workspace Agent。
第一個 Agent 的目標不應是取代一個職位，而是驗證企業能否建立：
清楚資料 → 固定流程 → 適當權限 → 人工審核 → 可重複成果
當流程能穩定執行，再逐步擴大到其他部門與工具。
FAQ
1. Workspace Agent 和自訂 GPT 一樣嗎？
兩者都可以保存指令與知識，但 OpenAI 將 Workspace Agents 定位為 GPTs 的延伸。Workspace Agents 更著重可重複工作流程、工具操作、排程、團隊共享、Slack及組織權限管理。GPTs 目前仍會繼續提供。
2. Workspace Agent 可以分享給同事嗎？
可以。建立者可將 Agent 設為私人、透過組織內連結分享，或發布到組織的 Team Directory。實際分享權限會受工作區和管理員設定影響。
3. Workspace Agent 可以定期自動執行嗎？
可以設定排程，也能在支援的情況下透過 API 觸發。Agent 仍需要監控資料品質、例外狀況與輸出內容。
4. Workspace Agent 可以直接寄信或修改文件嗎？
Agent 可以使用已連接且獲得授權的工具採取行動。企業可以設定寄信、修改試算表或新增行事曆事件等敏感操作必須先取得批准。
5. 所有 ChatGPT 方案都能建立 Workspace Agent 嗎？
目前官方將 Workspace Agents 列為 ChatGPT Business、Enterprise、Edu 與 Teachers 方案的研究預覽功能。實際開放情況仍受到管理員設定與推出狀態影響。
從一項重複工作建立第一個企業 AI Agent
企業導入 AI Agent 前，通常需要先完成：
- SOP 盤點
- 資料來源整理
- 輸入與輸出標準化
- 工具權限設定
- 人工批准節點
- 測試與驗收標準
- Agent 維護責任分工
康思迅數位可協助企業從 SEO、內容、廣告月報、網站資料、客戶服務與行政流程中，找出適合建立 AI Agent 的工作，並規劃資料、工具、執行步驟與人工審核機制。
先選擇一項規則清楚、輸入固定且容易驗收的流程，建立可控的第一個 Agent，再逐步擴展到團隊與其他部門。
資料來源
- OpenAI：Workspace Agents 的產品定位、共享方式、工具、排程、批准及方案状态。
- OpenAI Help Center：Workspace Agent 的建立、預覽、工具、分享、排程與管理方式。
- OpenAI Academy：建立聚焦、可審核 Workspace Agent 的流程原則。
- OpenAI Help Center：Workspace Agents 在 Slack 中的功能、資格與限制。
- OpenAI：GPT-5.6、
max與ultra在 Work 和 Codex 中的適用範圍。 - 本文亦參考已上傳的 ChatGPT Work 查證資料包中，關於多步驟流程、工具權限與人工核准的整理。
